Um dos fatores fundamentais para o aumento da eficiência econômica empresarial é a existência de uma gestão financeira que busca a redução de custos. As empresas de médio e grande porte, quando comparadas às pequenas empresas, correm maior risco de verem corroída a sua margem de lucro, em função da robustez das suas operações.
A revista Exame afirma em uma reportagem que apenas 5% das empresas familiares chegam às mãos dos seus descendentes de terceira geração.
Entre as principais causas para esse insucesso estão a falta de comunicação entre os gestores e a dificuldade em implantar mudanças. Então, como reduzir custos na empresa? Descubra neste post!
1. Convença a cúpula administrativa
Apresente, com bons argumentos, os benefícios da implantação de mecanismos de redução de custos. Se necessário, você pode embasar o seu argumento da seguinte maneira:
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com cautela, identifique um desperdício na empresa;
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calcule e projete os ganhos para um período de 12 meses;
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prepare uma apresentação.
2. Automatize processos operacionais e financeiros
Conheça, detalhadamente, cada processo operacional realizado na empresa. Em posse desse conhecimento, documente novos processos e automatize a maior quantidade possível. O resultado imediato será a redução de erros administrativos e um incremento na produtividade dos colaboradores.
A automatização dos processos financeiros deverá ser completa, pois permitirá o mapeamento e classificação de todos os custos da empresa. Esses procedimentos serão indispensáveis para coordenar a redução de desperdícios em larga escala.
3. Implante um sistema efetivo de controle de estoques
A empresa deverá implantar um sistema que permita controlar todas as mercadorias de forma prática. Essa necessidade é vital para reduzir custos, pois boa parte do prejuízo que ocorre nesse segmento decorre da má administração do estoque. Dessa forma, será possível solucionar os seguintes problemas:
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produtos vencidos: a implantação de um bom sistema de estoque permitirá o controle dos prazos de vencimento das mercadorias, contribuindo para elaboração de estratégias de vendas antecipadas;
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deterioração de perecíveis: supermercados que têm açougue, padaria ou peixaria precisam ter um controle muito apurado dessas mercadorias, já que elas estragam facilmente. O intervalo de compra e venda desses produtos deverá estar bem controlado à fim de evitar perdas;
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inconsistências de estoque: a implantação de metodologias de realização de inventário, bem como a elaboração de relatórios de auditoria visando esclarecer as diferenças de estoque. Nesse contexto, pode-se implantar um sistema de premiações para a equipe caso a diferença entre os dados do inventário e da auditoria atinja índice satisfatório.
4. Diminua custos treinando funcionários
Ao comunicar aos funcionários sobre a nova iniciativa, você estará unindo e profissionalizando o seu pessoal em torno do objetivo da empresa.
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reduza a rotatividade: demitir um funcionário implica custos sociais e trabalhistas. Por isso, antes de dispensar um colaborador prefira treiná-lo e peça que ele melhore;
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evite quebras operacionais: entenda os produtos que sofrem mais perdas durante o seu manuseio e acondicionamento. Estude as causas e forneça treinamento específico. Mais de 30% das perdas em supermercados têm como causas a quebra operacional. O manuseio de um lote de caixa de celulares, por exemplo, é bem diferente do manuseio de um lote caixas de biscoitos;
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ofereça premiações: crie campanhas de prevenção de perdas e redução de custos. Trabalhe com indicadores e ofereça bonificações para o cumprimento de metas;
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trabalhe com benchmarking: para fazer frente à concorrência, os indicadores da empresa deverão estar referenciados nos indicadores de desempenho do segmento. No varejo alimentar, a Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS) elabora relatórios fornecendo as médias de desempenho dos agentes do mercado. A empresa deve estar sempre atenta aos resultados dos concorrentes e ao seu modo operacional, a fim de otimizar os seus processos.
5. Reduza custos na empresa investindo em segurança
Mais de 30% das perdas de supermercados estão relacionadas à ocorrência de furtos internos (efetuado por colaboradores) e externos (efetuado por clientes).
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instale armários e lacradora de sacolas: evitará que os clientes entrem na loja portando sacolas ou mochilas, reduzindo o risco de furtos;
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implante etiquetas antifurto: poderão ser utilizadas em classes de produtos que sejam mais frequentemente furtados ou em produtos de alto valor. Caso a etiqueta não seja desativada pelo ato da compra, um alarme será disparado no momento em que o produto cruzar o sensor de conferência;
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implante um Circuito Fechado de Televisão (CFTV): a instalação de câmeras é uma boa aliada para evitar tanto furtos internos como externos. Esse recurso tecnológico também permitirá avaliar o adequado manuseio dos produtos pelos colaboradores;
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utilize rádios comunicadores: será essencial para a comunicação das equipes durante a interceptação de furtos. Para casos mais graves, considere terceirizar as equipes de segurança.
6. Negocie com fornecedores
Faça levantamentos dos seus principais fornecedores e realize negociações. Exemplos:
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bancos: calcule o montante total pago em tarifas bancárias durante um período de 12 meses. Consulte os benefícios que lhe são oferecidos por esse valor e faça comparações. Vá até o banco e negocie;
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máquinas de cartões: com o aumento do número de empresas concorrentes nesse ramo, as taxas variam muito e abrem boa margem para negociação;
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internet e telefone: analise as contas de internet e telefone e compreenda como esses serviços são utilizados pela sua empresa. Há planos mais indicados para cada necessidade e você pode estar pagando mais por estar com um plano inadequado.
7. Reduza o uso de descartáveis
Conscientizar os funcionários sobre a importância de preservar o meio ambiente é uma ótima estratégia para reduzir despesas.
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papéis: imprima somente os documentos desnecessários. Prefira ter um arquivo virtual, em vez de armários cheios e montanhas de papéis em cima da mesa. Reaproveite os papéis impressos para fazer rascunhos;
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impressoras: economize cartuchos padronizando as impressoras para o modo econômico e configurando o modo frente e verso;
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copos de plástico: uma equipe de 25 funcionários pode consumir mais de 20 mil copos plásticos por ano. Incentivar o uso de canecas significa uma economia de, no mínimo, R$ 700,00 anuais.
8. Diminua a conta de energia elétrica
Instalar sensores de presença é uma boa iniciativa para reduzir custos com energia elétrica. Durante a movimentação dos funcionários pela empresa, luzes podem ficar acesas sem necessidade. Mapeie esses locais e substitua os interruptores por sensores de presença.
Considere substituir as lâmpadas incandescentes e fluorescentes por lâmpadas de LED, pois são as mais econômicas. Utilize o ar condicionado somente nas horas mais quentes do dia, considerando cada estação do ano e o padrão climático da região.
9. Faça uso da capacidade produtiva ociosa
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áreas inutilizadas: uma empresa eficiente busca extrair receita de todas as áreas da empresa. Um estacionamento extremamente grande, por exemplo, que nunca é preenchido completamente, é um desperdício. Alugue para terceiros ou implante novos serviços. Em datas comemorativas, realize eventos com músicos e artistas locais, atraia mais clientes e destaque a sua marca frente aos concorrentes;
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mão de obra ociosa: verifique os momentos em que há menor movimento e escolha alguns colaboradores para realizar pesquisas de opinião com os clientes. Conhecer melhor a visão da clientela sobre a empresa favorece a implantação de mudanças relevantes nas atividades do negócio.
A tecnologia também é uma excelente aliada para realizar pesquisas de opinião. Você pode fazer enquetes em suas redes sociais ou abrir espaço virtual para elogios, críticas e sugestões.
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