Quem é empreendedor sabe: o Brasil é um dos países mais burocráticos do mundo para se ter uma empresa. É autorização disso, documento daquilo… e quando você acha que resolveu tudo, descobre que ainda ficou faltando mais alguma coisa, não é mesmo?
Segundo o relatório Doing Business 2018, do Banco Mundial, nosso país está apenas na posição 125 entre os 190 avaliados no que diz respeito à facilidade para fazer negócios. Só para abrir a empresa, com todas as licenças exigidas, são necessários mais de 100 dias!
Mas se você acha que se manter na informalidade ou ignorar as regras é uma opção para escapar da burocracia, não se engane! Manter sua empresa legalizada é muito importante, por uma série de motivos. Vamos falar um pouco mais sobre eles.
A legalização de empresas evita dores de cabeça
Em primeiro lugar, cumprindo as exigências, você evita problemas com fiscalizações. Por mais que elas não aconteçam todo dia, é muito arriscado ter que pagar uma multa altíssima ou ter seu estabelecimento fechado. Dependendo da gravidade da infração, você pode enfrentar problemas legais sérios, que podem comprometer toda sua carreira.
Além disso, caso aconteça algum acidente com um cliente ou fornecedor, você está amparado juridicamente, pois seguiu a lei. Pense na autorização dos bombeiros, por exemplo: se você tem um bar, cumpriu todas as regras e alguém se machuca dentro do seu estabelecimento, você corre menos riscos de ser penalizado.
A legalização de empresas tem vantagens financeiras
Muitos empresários pensam que ignorar as regras é uma forma de economizar, afinal é necessário pagar taxas para ter cada documento exigido. Como já dissemos, qualquer “economia” vai por água abaixo caso sua empresa seja multada ou fique dias sem funcionar porque algum órgão exigiu seu fechamento.
Além disso, deixando tudo “nos conformes” você tem mais oportunidades de negócio. Muitas empresas, principalmente as grandes e multinacionais, são bastante exigentes na hora de cadastrar um fornecedor. Você não vai querer perder um grande contrato pela falta de um documento, não é mesmo? Mantendo sua empresa na formalidade, você também pode participar de licitações de órgãos públicos e empresas estatais.
E você já parou pra pensar que, ao adequar seu estabelecimento às exigências, você pode fazer alterações que importam para seu cliente? Isso pode acontecer principalmente em estabelecimentos abertos ao público. Se você cumpre todas as exigências de acessibilidade, você pode atrair mais clientes portadores de necessidades especiais, por exemplo. Ou, então, seguir as regras do Corpo de Bombeiros faz com que seu estabelecimento seja visivelmente mais seguro, o que é muito importante para pais e mães que levam seus filhos pequenos.
De quais licenças minha empresa precisa?
Agora que está claro porque manter sua empresa legalizada, você precisa saber o que é necessário para isso, não é mesmo? A resposta para essa pergunta não é simples, uma vez que as exigências são específicas para cada segmento da economia e também variam muito de uma cidade para outra. Só para você ter uma ideia: empresas que trabalham com artefatos explosivos ou produtos químicos controlados precisam de autorização até das Forças Armadas! Mas, de todas as documentações, algumas são mais comuns:
Cadastro nos órgãos de registro
Antes mesmo de abrir sua empresa, você precisa fazer o registro na Junta Comercial de sua cidade. Além do momento de inauguração, você precisa manter seus dados atualizados nesses órgãos: razão social, endereço, atividades econômicas, entre outros. Sobre as atividades, é importante descrevê-las corretamente, de acordo com a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Não inclua CNAEs a mais ou a menos: coloque todas as atividades que sua empresa exerce.
A inscrição estadual, que sai junto com o CNPJ, é importantíssima para vários segmentos, principalmente o comércio. É ela quem garante que o ICMS está sendo recolhido corretamente e que a empresa não é uma sonegadora desse imposto. Por isso, certifique-se de que sua empresa está registrada corretamente em todos os órgãos municipais, estaduais e federais.
Vistoria do Corpo de Bombeiros
Quase toda empresa precisa passar por essa vistoria, com raras exceções. É importante principalmente para locais abertos ao público; como bares, casas noturnas e restaurantes. Nela, os bombeiros visitam suas instalações e analisam se são seguras para o funcionamento do negócio.
Como essa vistoria costuma demorar entre o pedido e a expedição do Alvará, é importante ficar atento aos prazos para não deixar a licença vencer. Quando você solicita a vistoria, o Corpo de Bombeiros tem até 30 dias para fazer a visita e outros 30 para emitir o documento, caso você cumpra as exigências. Por isso não deixe para pedir na última hora.
Sobre isso, mais uma dica: quando os bombeiros forem fazer a vistoria, tenha o projeto do imóvel em mãos.
Licença Sanitária
Outro documento que demora bastante — e não pode ser deixado para a última hora — é o da vigilância sanitária (Anvisa). Ele é extremamente importante para quem trabalha com saúde, higiene, limpeza, cosméticos e, principalmente, alimentos.
A partir da solicitação, a Anvisa tem até 90 dias para responder se sua empresa está apta a operar. O que será avaliado na vistoria, bem como a necessidade de sua empresa passar por ela, depende da legislação de cada estado.
Licença ambiental
Essa exigência é feita principalmente para indústrias, empresas de construção civil e turismo. Mas, mesmo que você não atue em uma dessas atividades, certifique-se de que a Licença Ambiental é necessária para o seu negócio. Caso seja preciso um Estudo de Impacto Ambiental, o prazo para conseguir a autorização pode ser de até um ano. Além disso, as fiscalizações relacionadas às licenças ambientais costumam ser bastante rígidas e cobrar multas muito caras.
Autorização da Polícia para produtos controlados
É um caso um pouco mais específico, mas de extrema importância: o Alvará da Polícia Civil para trabalhar com produtos químicos, perigosos ou controlados. A solicitação costuma ser atendida em poucos dias, então não há desculpa para não ter esse documento. Até porque, caso você não o faça, sua empresa pode ser autuada e ter os produtos apreendidos.
Alvará de localização e funcionamento
Esse talvez seja o documento mais importante, pois é o que vai permitir que sua empresa continue de portas abertas. Para emitir o Alvará, a prefeitura vai exigir todas as certificações necessárias no seu segmento, incluindo as que citamos anteriormente: um restaurante precisa, sempre, da licença sanitária para receber o Alvará, por exemplo.
Se você está planejando a abertura da sua empresa, também é importante fazer a Consulta Prévia de Localização para saber se o imóvel em que você planeja trabalhar é adequado para determinada atividade econômica, de acordo com o zoneamento. Em certos terrenos são permitidos apenas tipos específicos de estabelecimentos. Essa consulta é outra exigência para obter o Alvará.
Como lidar com todas essas exigências?
No item anterior, falamos de diversas licenças. Dentro de cada uma delas, existe uma infinidade de exigências para conseguir o documento. E isso que falamos apenas dos Alvarás mais exigidos, sendo que existem vários outros específicos para alguns setores…
Ou seja, dá para perceber porque o Brasil está tão abaixo no ranking de facilidade para fazer negócios que citamos no início do texto, não é mesmo? Realmente, as exigências são muitas, mas o melhor caminho é cumpri-las, afinal uma fiscalização pode trazer mais dor de cabeça ainda para o proprietário. Para facilitar seu dia-a-dia, damos também algumas dicas de como lidar com essas exigências.
Crie uma lista e um calendário
Várias dessas licenças precisam ser renovadas depois de um período de tempo. Com tantas ocupações, é normal que você não se lembre quando cada uma delas vai vencer, certo? Por isso, faça uma lista com todos os documentos que você precisa cumprir e os procedimentos necessários para cada uma delas.
Você também pode configurar compromissos no aplicativo de calendário do seu celular. É possível até programar alertas para lembrar de dar entrada nas solicitações com antecedência. Assim, você não esquece de nada.
Deixe todos os documentos em locais visíveis
É importante ter todos os documentos da sua empresa organizados, não apenas os Alvarás. Mas, no caso desses certificados, também é importante deixá-los expostos em local visível, como em uma moldura na parede. É uma exigência das prefeituras.
Peça ajuda a um especialista
Você pode até pensar que compensa, financeiramente, ir sozinho atrás de tudo. Isso pode até ser verdade, mas só se você souber muito bem o que está fazendo. Na maioria dos casos é muito mais vantajoso contratar uma empresa especializada para cuidar disso. Para seu bolso, para seu tempo e para não ter dores de cabeça. Afinal, um especialista faz isso para tantos clientes que já sabe o caminho das pedras: faz tudo mais rápido e do jeito certo, garantindo que você não terá problemas.
Por isso, não hesite em contratar um escritório de contabilidade para ajudar na legalização da sua empresa. A Fazenda Contabilidade tem especialistas na área e mais de 40 anos de tradição nesse tipo de serviço. Se você tem alguma dúvida sobre as licenças necessárias para manter sua empresa funcionando, nós somos as pessoas certas para conversar.
