É muito comum identificarmos, nas histórias de empresários bem sucedidos, um negócio que começou com pouca infraestrutura e informação, mas com muito trabalho e dedicação. Esses elementos foram capazes de compensar a falta de informação em tempos passados.
O fato é que mesmo essas empresas precisam se adequar às novas exigências do mundo empreendedor porque os tempos mudaram, a economia avançou e a concorrência não para de crescer.
Sai na frente a empresa que já tem experiência no setor no qual atua e que une essa vantagem a uma reestruturação da bases administrativas e financeiras do negócio.
Este artigo apresenta com clareza a importância da gestão de contas a pagar e receber de um empreendimento e mostra alguns caminhos para manter seu sucesso. Confira!
Contas a pagar e receber X planejamento financeiro
Engana-se quem acredita que esse tema é uma redundância. Apesar de os dois mecanismos manterem, entre si, uma relação de interdependência, quando falamos de contas a pagar e receber estamos descrevendo ações de curto prazo. Já o planejamento financeiro implica ações de longo prazo.
Contas a pagar e receber
Trata-se da organização diária pela qual se fazem lançamentos de todas as despesas e todos os recebimentos futuros do negócio. O cruzamento das informações obtidas em cada um desses controles é conhecido como fluxo de caixa.
Os lançamentos de contas a pagar incluem boletos de fornecedores, prestadores de serviços, pagamento de funcionários, retirada de pró-labore, compra de equipamentos, gastos fixos como água, luz, internet, contabilidade, impostos, enfim, todos os custos do negócio.
Os lançamentos de contas a receber, por sua vez, consideram as vendas realizadas a crédito, por meio de carnês ou outra forma de parcelamento, além dos rendimentos provenientes de aplicações de lucro da empresa.
Esses lançamentos devem ser rotineiros e, se possível, diários. Além disso, devem contar com todas as informações possíveis: dados do fornecedor/cliente, valor, data da transação, data de vencimento, forma de pagamento/recebimento, tipo de documento e seu número.
Quanto maior o número de informações do seu relatório, maior a facilidade de visualização, maior a facilidade de execução de pagamentos e recebimentos e menor o tempo gasto com o assunto (o que significa mais tempo disponível para outras atividades).
Por se tratar de uma ação intuitiva de quem gere uma empresa, é bastante comum ver esse controle ser feito manualmente, por meio de caderno de anotações. Um controle assim é válido, mas só funciona para empresas pequenas e com pouco volume de transações.
O ideal é utilizar softwares de gestão financeira, muitos, inclusive, disponíveis gratuitamente no mercado. Caso ainda não seja uma solução possível, as planilhas de Excel são boas ferramentas para o empreendedor que deseja iniciar seu controle financeiro.
Planejamento financeiro
Com base nos relatórios de fluxo de caixa gerados e a comparação entre períodos, a primeira vantagem que o empreendedor obterá serão as informações a respeito da saúde de seu negócio.
Se os indicativos demonstram que a empresa gasta muito e os recebimentos suprem com dificuldade as despesas, é hora de rever os gastos e excluir os que não forem fundamentais ou reduzi-los temporariamente.
Uma alternativa será reavaliar a precificação de produtos e a concessão de crédito a clientes. O aumento da margem de lucro dos produtos e a diminuição do prazo de pagamento pelo cliente são medidas capazes de reerguer o seu capital de giro.
Se, pelo contrário, for detectado um equilíbrio entre gastos, recebimentos e geração de lucro, pode ser um bom momento para se pensar em novos investimentos em infraestrutura, marketing digital e, por que não, em expansão da empresa por meio de novas unidades.
A essa análise mais profunda dos próximos passos que o empreendedor deve dar é que chamamos de planejamento financeiro e só pode ser viabilizado por uma boa gestão de contas a pagar e receber.
4 dicas para manter o sucesso da empresa por meio da gestão de contas a pagar e receber
1. Controle seus gastos
Uma boa gestão de contas a pagar e receber fará você entender exatamente a quem deve, o quanto deve e o prazo para pagamento. Concilie esses gastos com os recebimentos, equipare os prazos e não dependa de empréstimos para evitar juros.
Pagar juros é desperdiçar dinheiro, então essa deve ser a última alternativa. Usando a mesma lógica, antecipe pagamentos que impliquem em redução no valor ou bonificações e, se não for possível, procure renegociar despesas antes de seu vencimento.
O crédito obtido com essas ações supera o financeiro porque, assim, você estará promovendo um relacionamento de confiança com seus fornecedores.
Mais importante de tudo: não assuma despesas com as quais não tem condições de arcar. Esse tipo de comportamento compromete de maneira irreversível a saúde do negócio e pode levar à falência. Gere créditos e só depois faça investimentos.
2. Separe as contas
Outra vantagem da gestão das contas a pagar e receber é a transparência do fluxo de caixa da empresa.
O recurso facilitará a prestação de contas perante aos órgãos governamentais responsáveis, a contabilidade trabalhará melhor e mais rapidamente e os funcionários serão mais bem instruídos, quanto à execução de metas e dedicação à empresa.
Por isso, nunca utilize do capital da empresa em gastos pessoais e vice-versa.
3. Ofereça vantagens de pagamento aos seus clientes
Conceda créditos de maneira responsável. Verifique os clientes que cumprem os pagamentos em dia antes de realizar nova venda à prazo.
Forneça condições especiais para antecipação de pagamento, seja ela um abatimento no valor, sejam vantagens para novas compras. A ação pode contribuir, inclusive, para a fidelização deles.
Não espere a data de vencimento para cobrar o que é devido: construa uma relação amigável por meio de lembretes de pagamento dias antes. Lembre-se de que esse cliente pode simplesmente esquecer do pagamento por não manter uma boa gestão de contas a pagar e receber como a sua!
4. Invista em uma assessoria contábil eficiente
Se você notar que a assessoria contábil atual não tem condições de fornecer serviços no mesmo nível de suas exigências, não hesite em mudar. Talvez os serviços tenham sido satisfatórios em outra fase do negócio, mas sua nova gestão precisa de parceiros aptos a evoluir com ela.
Procure por empresas preparadas, que incentivem a informatização de processos, que deem suporte também à distância e que não se restrinjam a atividades contábeis. Quanto mais ela puder oferecer conhecimento e operação em atividades diversas, mais antenada ela se mostrará quanto às exigências de um mercado em constante atualização.
Entendeu agora como é fundamental ter uma boa gestão das contas a pagar e receber para manter o sucesso da sua empresa? Compartilhe este texto em suas redes sociais e mostre aos seus clientes que sua empresa está preparada para novos desafios!
