De maneira geral, a contabilidade é sempre um serviço estratégico para as empresas. Afinal, os dados fornecidos pela contabilidade, junto ao conhecimento e orientação dos contadores, trazem informações indispensáveis para o processo de tomada de decisão. Dito isso, a aplicação dos conceitos de BI (business intelligence) podem levar esse papel estratégico ao próximo nível.
Com o business intelligence (ou inteligência de negócios, em português), é possível extrair muito mais informações dos dados contábeis e utilizá-las de forma mais simples e eficiente. Inclusive porque, como vamos explicar melhor ao longo do artigo, uma boa ferramenta de BI disponibiliza as informações em gráficos e tabelas que proporcionam uma compreensão mais fácil e rápida da informação. Assim, pessoas de qualquer área podem aproveitar as informações.
Com isso, as empresas que aplicam o BI na contabilidade podem acompanhar seus indicadores de desempenho com muito mais atenção. Isso auxilia na criação dos planejamentos, aumenta a sinergia entre as equipes e torna as decisões mais assertivas. Em última análise, o BI contábil influencia diretamente (e positivamente) nos resultados da empresa, contribuindo para um uso mais eficiente dos recursos (em especial os financeiros) e uma maior lucratividade.
Mas para que todos esses argumentos fiquem mais claros, nós vamos explicar como exatamente funciona o BI/business intelligence, como ele é usado nas empresas e quais são seus benefícios. A partir disso, também aproveitamos para apresentar a nossa própria ferramenta de BI contábil, a FazDataVision, que criamos para trazer esses benefícios para os nossos clientes.
O que é BI contábil e como ele funciona?
O BI contábil ou BI na contabilidade diz respeito às aplicações desse conceito mais amplo — o business intelligence ou inteligência de negócios — nos serviços contábeis. Sendo assim, a ideia é aplicar os princípios e conceitos do BI aos dados contábeis, permitindo que sua empresa tenha informações relevantes e aprofundadas sempre que necessário.
O business intelligence, por sua vez, é um conceito mais amplo — que diz respeito aos processos de coletar, armazenar, analisar e organizar informações sobre os negócios.
Na prática, você tem acesso às informações em gráficos, tabelas e painéis, que são simples de visualizar e compreender. Desse modo, os gestores só precisam entrar na ferramenta de BI para analisar os indicadores de desempenho da empresa e tomar decisões muito mais assertivas — decisões que, sem a ferramenta, poderiam demorar muito mais.
O BI torna isso possível por uma série de motivos. Em primeiro lugar, porque as ferramentas são programadas para transformar montanhas de dados e números em gráficos e tabelas que fazem sentido, inclusive para quem não é contador. Além disso, ela processa e cruza os dados, trazendo as informações que você precisa direto na tela, sem que você tenha que fazer mil contas.
Nesse ponto, é interessante resgatar o conceito da pirâmide do conhecimento para diferenciar o que são dados de informações e conhecimento. Observe:
- Dados são os números “crus”, sem processamento e sem significado próprio.
- Informações são os dados processados e analisados, adquirindo um significado.
- Conhecimento é o que você pode extrair das informações para tomar uma decisão.
Dessa forma, podemos concluir que o BI contábil ou BI na contabilidade transforma os dados contábeis em informações relevantes que trazem conhecimento para os decisores das empresas. Ao fim e ao cabo, ele torna os dados contábeis mais úteis para a empresa — até porque observar as informações em gráficos e tabelas é muito melhor que relatórios longos e técnicos.
Na prática, a ferramenta de BI contábil pode se tornar o painel de controle da sua empresa, com todas as informações que você precisa consultar para acompanhar o desempenho e tomar suas decisões de negócio.
Quais são os benefícios do BI contábil?
Como dissemos, o principal benefício do BI contábil ou BI na contabilidade é aproveitar todos os dados contábeis que já existem para oferecer informações relevantes de negócio. A partir dessas informações, os gestores podem analisar indicadores de desempenho, alocar melhor os recursos e tomar decisões estratégicas. Mas os benefícios vão além disso — veja a seguir:
- Informações fáceis de compreender: O BI contábil transforma os números fornecidos pela contabilidade em gráficos e tabelas que todos podem compreender, ainda que não sejam da área. Assim, administradores e gestores de negócio podem extrair as informações que lhe são úteis sem grandes dificuldades e com mais rapidez.
- Informações mais úteis e relevantes: Uma boa ferramenta de BI faz cruzamento de dados e traz informações mais aprofundadas do que uma planilha ou relatório comum. Com o BI contábil, é possível identificar padrões, observar tendências e fazer diversas análises bem além do superficial.
- Indicadores sempre disponíveis: Muitas empresas só tem acesso aos dados contábeis de mês em mês, quando novos relatórios consolidados chegam. Mas com as ferramentas de BI, é possível atualizar os gráficos com maior frequência — e as informações são fáceis de acessar. Com isso, elas estão sempre disponíveis para consulta, na hora da decisão.
- Decisões mais confiáveis e assertivas: Há uma frase famosa que diz que “o que não pode ser medido não pode ser gerenciado” e o BI contábil auxilia muito nesse processo. Afinal, com informações atualizadas sempre disponíveis, você evita tomar decisões baseadas em “achismos” ou em análises equivocadas.
- Trabalho em equipe mais eficiente: Com decisões mais assertivas, é possível amenizar os conflitos de opinião que podem ocorrer na hora de criar as estratégias. Além disso, como as informações estão ao alcance de todos os envolvidos, o trabalho colaborativo se torna muito mais fácil, sem ruídos de comunicação.
- Melhor aproveitamento de recursos: Independente da estratégia de negócios e do regime tributário adotado pela sua empresa, visualizar as informações da empresa de forma clara e com uma visão macro é importante para alocar os recursos da maneira mais eficiente.
E tudo isso se traduz em que? Isso mesmo, mais resultados para sua empresa.
Não porque a ferramenta de BI contábil proporcione esses resultados por conta própria, mas sim porque ela ajuda você e sua equipe a tomarem decisões melhores e aproveitarem os recursos da empresa de forma mais eficiente. É dessa maneira que o BI na contabilidade ajuda a melhorar os resultados da empresa e, por consequência, a lucratividade.
Como funciona uma ferramenta de BI na contabilidade?
Uma boa ferramenta de BI contábil ou BI na contabilidade precisa ser programada para extrair os números de diversas fontes — relatórios contábeis, financeiros e fiscais, por exemplo — para processá-los e transformá-los em informações úteis. Desse modo, a maior parte do trabalho está justamente na programação e configuração da ferramenta de BI contábil. Para quem usa no dia a dia é muito simples: você só precisa acessar com seu login e senha para analisar as informações.
Pensando em proporcionar essas utilidades para seus clientes, a Fazenda Contabilidade criou a sua própria ferramenta de BI contábil: a FazDataVision.
A FazDataVision é uma ferramenta programada e configurada por nossa equipe de especialistas na Fazenda Contabilidade — um escritório com quase cinco décadas de tradição, com experiência e conhecimento comprovados. Por enquanto, a ferramenta é baseada na tecnologia da HubCount, um dos fornecedores mais confiáveis do Brasil no setor. Mas, em paralelo, nós estamos criando a nossa própria tecnologia “do zero”, para tornar a FazDataVision ainda melhor no futuro.
Mas o que realmente importa para você, além dessas questões técnicas, é o que essa ferramenta FazDataVision oferece para sua empresa.
Como explica o responsável pelo projeto, Rogério Ishikawa, a ideia é traduzir as informações dos balanços em gráficos e informações para a tomada de decisão. Com a ferramenta, você consegue visualizar tudo de forma interativa e num só lugar — tendo acesso a um painel completo da sua empresa em poucos cliques.
A seguir, nós explicamos melhor os principais detalhes da ferramenta FazDataVision.
Um painel de controle completo da sua empresa
A principal funcionalidade da ferramenta de BI é seu dashboard (termo em inglês para painel de controle). Com alguns cliques, você pode visualizar todos os gráficos da empresa, com todas as informações disponíveis. Você pode observar as informações de todo o exercício (anuais) ou com visualizações mensais, bimestrais, trimestrais e semestrais — ou, ainda, por períodos específicos.
O primeiro conjunto de gráficos é um dashboard geral/sumário, com os principais resultados do período selecionado.
Num gráfico composto, é possível analisar a contribuição de cada componente para o resultado geral — e se você clicar em um determinado componente, é direcionado para outro gráfico que se concentra nesse detalhe. Ao lado, você pode observar um gráfico de pizza com a composição do balanço da empresa, em detalhes. Logo abaixo, é possível selecionar diversos comparativos para observar eventuais tendências nos dados. Há vários indicadores disponíveis, tais como:
- Resultado
- Provisão IRPJ/CSLL
- Resultado financeiro
- Outras receitas
- Despesas tributárias
- Despesas com depreciação
- Despesas com utilidades e serviços
- Despesas com ocupação
- Despesas com pessoal
- Custos sobre Receita
- Receita Líquida.
Além disso, o dashboard geral também traz outros indicadores sobre a liquidez da empresa e os resultados operacionais: receita líquida, margem bruta, margem operacional, margem líquida e o Ebitda. E isso é apenas a primeira tela do sistema.
Diversas informações em poucos cliques
As informações que mencionamos acima estão disponíveis já na primeira tela do dashboard, com a visão geral dos resultados. Nas outras telas, você pode visualizar muitas outras informações da empresa, divididas em:
- Análises de resultado: São gráficos que cruzam informações e geram índices importantes, como ticket médio, CAC (custo de aquisição por cliente), Ebitda, gráfico de Kanitz, além da composição das receitas, composição dos resultados e a análise do ponto de equilíbrio.
- Informações sobre o caixa: Nessa tela, se concentram gráficos sobre a situação financeira da empresa, que possibilitam um melhor planejamento e alocação de recursos. Aqui, são encontradas informações sobre prazos de pagamento, recebimento e estoque, além dos ciclos operacional e financeiro, contas a pagar e receber, composição do caixa, etc.
- Informações sobre pessoal: A terceira tela inclui gráficos referentes aos custos e despesas com folha de pagamento, obrigações trabalhistas, bem como o impacto disso nas receitas da empresa e outras informações.
- Índices: A próxima tela traz outras informações que permitem analisar o desempenho dos negócios de forma claras, a partir de metodologias tradicionais. Isso inclui informações de liquidez, retorno de investimento, grau de alavancagem, custo da dívida, entre outros.
- Comparativo com orçamento: A ferramenta FazDataVision também permite comparar todas as informações do período com as previsões do orçamento, permitindo que você observe se os planos seguiram conforme o esperado.
- Visão Geral: Ao fim, o sistema gera um infográfico que mostra de forma bastante visual os números de vendas — e como isso se desdobrou nas receitas e outros resultados.
Além do dashboard, você também pode usar a ferramenta FazDataVision para revisar seus balanços patrimoniais, Demonstrativo de Fluxo de Caixa e de Resultados do Exercício (DFC e DRE), além de várias outras tabelas atualizadas com demonstrações financeiras e balancetes — que servem como base para os gráficos do dashboard.
Um sistema prático e interativo
Os gráficos da ferramenta FazDataVision não são estáticos, mas sim interativos. Como dissemos, é possível visualizar as informações de períodos específicos, além de recortes mensais, bimestrais, trimestrais ou semestrais, além dos resultados gerais do exercício (anual). Passando o cursor (ou tocando na tela) por cima de algum gráfico, você pode evidenciar uma determinada informação, bem como clicar para visualizar detalhes.
Além disso, o sistema é bastante simples de utilizar: basta acessar com seu login e senha, por qualquer dispositivo conectado à internet — computador, tablet ou celular.
Sendo assim, não importa se as pessoas estão na empresa, trabalhando em casa ou em reuniões externas: as informações sempre estão disponíveis para quem precisa acessá-las. Se for preciso fazer alguma apresentação, é possível exportar os gráficos com um clique e algumas das tabelas também podem ser exportadas para o Excel.
Implementando a Fazenda BI na prática
Como mencionamos, a ferramenta FazDataVision foi desenvolvida por especialistas da Fazenda Contabilidade com base na tecnologia HubCount. O projeto está sendo encabeçado por Rogério Ishikawa e pela coordenadora Bianca Muchau, com testes desde o início de 2024. A partir disso, a ferramenta foi configurada e implementada em alguns clientes, como projetos-piloto.
Com os bons resultados conquistados nos projetos-piloto, a Fazenda Contabilidade programou o lançamento da ferramenta FazDataVision para o público geral ainda no primeiro semestre de 2024. A prioridade, naturalmente, será para os clientes da Fazenda Contabilidade — mas sua empresa pode se tornar uma de nossas clientes facilmente, clicando nos botões de contato aqui no site.
O processo de implementação envolve a configuração da ferramenta e ajuste dos parâmetros, de acordo com as fontes de dados disponíveis na sua empresa. Esse processo é feito com o auxílio dos especialistas da Fazenda Contabilidade e, uma vez concluído, permite que os gráficos sejam acessados com login e senha sem maiores complicações. Como explicamos ao longo do artigo, o objetivo é que a ferramenta seja a mais simples possível em sua utilização.
De acordo com Rogério, a FazDataVision “traduz a contabilidade para os tempos de IA (inteligência artificial) e ciência de dados”, possibilitando ao contador se tornar uma parte ativa da história do cliente. Além disso, é claro, a ferramenta oferece informações importantes de uma forma prática e bastante visual, auxiliando amplamente nos processos de decisão.
Por isso, se você quer ter acesso a essa tecnologia — e quer aproveitar seus dados contábeis para tomar decisões estratégicas —, entre em contato com a Fazenda Contabilidade e saiba mais sobre a plataforma FazDataVision.
