A gestão amadora é um desafio a ser superado pelos empreendedores, considerando que 90% das empresas brasileiras são familiares. Nesse aspecto, saber como fazer um relatório gerencial é o primeiro passo rumo ao crescimento sustentável e, em última análise, para garantir a linhagem familiar no comando dos negócios.
De qualquer forma, o relatório gerencial é o instrumento de controle indispensável para todo tipo de empresa, familiar ou não.
É dessa importante ferramenta que trataremos ao longo deste artigo. Acompanhe com atenção e saiba como introduzi-la em suas rotinas administrativas.
Como fazer um relatório gerencial
Antes de nos aprofundarmos nos elementos que compõem um relatório gerencial, devemos esclarecer alguns pontos fundamentais a seu respeito. O primeiro deles é sobre a utilidade, a que se presta um relatório desse tipo.
De cara, podemos dizer que a principal finalidade dessa ferramenta de gestão é fornecer dados que ajudem a orientar decisões importantes.
Afinal, empresa que não avalia seus resultados corre dois grandes riscos imediatos: um, se acomodar com a boa performance comercial, caindo na perigosa zona de conforto. O outro risco é perder de vista os pontos em que precisa melhorar e como a conjuntura externa está afetando o desempenho como um todo.
Nesses aspectos, um relatório voltado à gestão pode ser elaborado para controle financeiro, satisfação do cliente, análise externa e até todas as categorias juntas. Trata-se de um documento elaborado periodicamente, em que deverão constar dados relevantes e que evidenciem possíveis problemas estruturais ou extemporâneos a serem solucionados. Sendo assim, por onde deve começar a sua construção?
Definindo objetivos
Já que um RG — relatório gerencial — pode ser elaborado para servir como demonstrativo de como a empresa está performando em suas atividades, nada mais coerente do que definir o objetivo desse documento antes de sua montagem.
Sua empresa pode, por exemplo, buscar aprimorar a gestão das finanças. A partir de um relatório que compila as informações de tudo que seu negócio movimentou em um mês, será possível extrair dados para comprovar se os resultados foram satisfatórios ou não.
É nesse ponto que surge a necessidade da qual tratamos no próximo tópico.
Estabelecendo metodologia
Um drama enfrentado por empresas controladas por gestores amadores é a falta de conexão entre suas práticas e a realidade que cerca o negócio. Um exemplo disso é facilmente verificado nas já citadas organizações familiares.
Por anos, a fórmula de sucesso nessas empresas é a prestação de serviços ou venda de produtos com alto nível de especialização, ou, em outras palavras, com notório diferencial em relação à concorrência.
Por esse e outros motivos, essas empresas crescem relativamente rápido, já que seus fundadores baseiam-se na produção e não na gestão. O tempo passa, o negócio cresce, e com ele, aumenta a necessidade de adotar mecanismos de controle.
Nesse ponto emerge a gestão profissional como solução, e é aí que o relatório gerencial entra como resultado de um método arquitetado para dar respostas a demandas específicas.
A partir do momento em que a empresa deixa de ter gestão amadora para se tornar profissional, é natural que seja desenvolvida metodologia consistente para facilitar a tomada de decisão. Podemos, então, estruturar uma metodologia em 4 pilares.
Definição do que precisa ser acompanhado
Uma metodologia eficaz começa com a adoção dos aspectos empresariais que devem ser acompanhados e as respectivas métricas que darão conta de elucidar o status quo.
Na prática: a métrica ROI serve para medir o retorno sobre o investimento, e é utilizada para medir o sucesso de campanhas de marketing, podendo ser empregada em outros segmentos.
Análise conjuntural aprofundada
Com base nas métricas estabelecidas, é possível confrontar os resultados obtidos com o que se espera atingir. Nesse ponto, a metodologia deve ser construída de maneira a permitir que informações relevantes possam ser desmembradas, tornando mais fácil a identificação de causas e efeitos.
Na prática: supondo que os lucros foram reduzidos em 10% no mês em análise, tal contração pode ter origem na inflação, no aumento dos custos ou mesmo na gestão equivocada dos tributos.
Identificação dos resultados
Ao aprofundar a análise, torna-se possível identificar em que a empresa apresentou bom desempenho e em que precisa melhorar. É nessa etapa que a metodologia pode revelar o que está travando o crescimento do seu negócio e onde estão possíveis oportunidades.
Na prática: um hipotético setor de compras conseguiu reduzir seus custos operacionais, enquanto o de vendas apresentou retração por desconhecer mecanismos para receber créditos tributários.
Benchmarking interno
Sabendo em que setores ou atividades sua empresa vai bem ou mal, você poderá utilizar suas próprias virtudes e deficiências como referência. Se seu setor de compras conseguiu reduzir custos, pode servir de exemplo para o restante dos setores da organização, desde que sejam feitas as devidas adaptações.
Por outro lado, os pontos a serem aprimorados servem como oportunidade para uma reflexão crítica do que a empresa deve buscar para ter resultados melhores.
Apresentando soluções
A partir dos objetivos propostos e da elaboração de uma metodologia que possibilite controlar como as metas serão atingidas, abrem-se caminhos para uma gestão mais profissional.
Sua empresa passa a centrar esforços na produção e em como essa produção pode aumentar com o mínimo de investimento. O controle do negócio como um todo torna-se mais completo, já que os relatórios gerenciais são a base para análises preditivas.
Nesse tipo de análise, a gestão ganha corpo, deixando de lado a cultura empresarial de “apagador de incêndio”. Em vez de reagir, você será capaz de antecipar soluções antes que problemas mais graves comprometam seus lucros.
Por esses e outros motivos, um RG tem como escopo a avaliação das finanças, embora possa ser categorizado para todo tipo de análise. Como o setor financeiro é o responsável direto por manter a máquina em funcionamento, é dele que partem os dados mais importantes em todo report, não importa a atividade desempenhada.
Uma vez que seu empreendimento saiba como fazer um relatório gerencial, são abertas janelas de oportunidades que, de outro modo, permaneceriam fechadas.
Manter a organização com as finanças é a base de uma empresa bem sucedida, concorda? É por isso que gostaríamos de sugerir uma outra leitura para você complementar o que aprendeu agora: motivos para separar os gastos pessoais dos da empresa.
