Diversas são as obrigações estabelecidas por lei que devem ser cumpridas pelas empresas. Por esse motivo, é importante estar por dentro dos principais aspectos de contabilidade do negócio para que os resultados sejam atrativos e evitar os erros contábeis que possam prejudicar o crescimento da companhia, além de impactar o fluxo de caixa, atrair a aplicação de multas e demais penalidades pelo Fisco, prejudicar a imagem perante o mercado, entre outros.
Para impedir que tudo isso ocorra, é importante entender quais são os principais erros contábeis cometidos, tendo em vista que a maioria deles pode ser eliminada com estratégias simples e alterações no gerenciamento e rotina. Quer saber quais são os 9 erros mais comuns e como evitá-los? Então, continue a leitura!
1. Acumular lançamentos e conciliações
Não atualizar os lançamentos e conciliações é uma falha que acontece com frequência e pode atrapalhar no desenvolvimento do negócio, já que sem esses dados o risco de tomar decisões erradas é grande pelo fato de os relatórios e demonstrativos não refletirem a situação real da empresa.
Por isso, é muito importante manter uma rotina de lançamentos eficaz, realizar um cronograma e delegar para os funcionários, evitando que as atualizações passem despercebidas.
2. Deixar de criar uma agenda tributária
Ser o responsável pelos pagamentos e cumprimento das obrigações de uma instituição requer muita atenção, pois o grande volume de transações pode gerar certos tipos de confusões. Em relação aos tributos, os problemas acarretados podem ser tanto trabalhistas quanto fiscais. Perder as datas dos recolhimentos dos impostos ou do envio das declarações pode gerar muita dor de cabeça perante o Ministério do Trabalho ou Fisco.
Por isso, é preciso montar uma agenda tributária e evitar que esses esquecimentos afetem o negócio. Uma alternativa é contar com um sistema de gestão, que pode emitir relatórios e enviar alertas que farão com que não se esqueça de compromissos e datas relevantes.
3. Errar os cálculos
Atualizar os livros contábeis é uma prática que exige cuidado e paciência. Quando não há uma revisão dos valores lançados, as chances de problemas são ainda maiores.
Erros de digitação ou a falta de conferência das informações podem gerar uma série de outras falhas que resultaram na incoerência dos cálculos, causando danos irreparáveis, além da onerosidade pela necessidade de contratar profissionais para solucionar a questão.
4. Manter os documentos fiscais desorganizados
Da mesma forma que é preciso manter as conciliações e lançamento em dia, os documentos contábeis também devem estar sempre organizados, já que os dados prestados pela contabilidade precisam ser comprovados perante os órgãos de fiscalização. Quando os números não batem, esses arquivos podem contribuir para identificar onde está o erro.
É necessário que esses documentos sejam guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, tendo em vista que servem como prova e validam os números nos demonstrativos financeiros. Além disso, caso a Receita Federal solicite alguns desses arquivos e você não os tiver, ela pode considerar as deduções invalidas e aplicar multas e demais sanções pesadas.
5. Falhar na entrega das escriturações fiscais
As escriturações fiscais, principalmente as relativas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), exigem vários cuidados, como no preenchimento e na entrega de todos os documentos fiscais. Entre as falhas mais comuns estão: espaços em branco, valor incorreto, entre outros. Para solucionar esses erros, é possível que o contador realize as devidas retificações.
6. Misturar os gastos pessoais com as despesas da empresa
Misturar esses valores é um dos principais erros contábeis cometidos. Com o acúmulo de tarefas ou a falta de capital, a separação dessas quantias acaba não sendo feita.
No entanto, cometer essa falha por um longo tempo pode levar o negócio à falência, já que o empreendedor pode perder o controle das finanças pessoais e empresariais, impossibilitando projeções futuras, a quais podem influenciar o fluxo de caixa e a sobrevivência do negócio.
7. Desconsiderar os princípios contábeis
Os princípios contábeis asseguram que todos os procedimentos gerenciais sejam aplicados corretamente. Eles orientam a execução de todas as atividades e, por isso, precisam ser realizados por um profissional sério e da área, já que o seu não cumprimento pode trazer sérios problemas à companhia.
8. Erros na emissão de notas fiscais
Questões como erros do preenchimento dos campos são as que mais ocorrem, principalmente quando as notas fiscais são emitidas por pessoas que não têm tanta experiência. É necessário ter cuidado para que a empresa não pague impostos indevidamente ou seja multada por erros relativos a esse preenchimento.
Por isso, uma boa ideia é contar com a automatização do processo de emissão de notas, o qual pode ser realizado por meio da utilização de um software de gestão contábil que contem com todas as funcionalidades relevantes para garantir que a tarefa seja feita com exatidão e eficácia.
9. Deixar de contar com o auxílio de profissionais capacitados
A maioria dos erros contábeis já mencionados pode ser evitada quando você opta por contar com o serviço de uma empresa contábil especializada em todas as fases da gestão fiscal e financeira da organização.
Não é aconselhável que o próprio gestor, que já é responsável por várias funções na companhia, também fique encarregado pelas atividades fiscais, principalmente pela falta de conhecimento necessário para que tudo seja realizado conforme a lei e princípios contábeis.
Uma equipe qualificada poderá cuidar de tudo com foco e atenção, além de dar todas as orientações possíveis sobre a manutenção e a organização dos documentos fiscais, resolução de imprevistos etc.
Agora que você conhece os principais erros contábeis, é importante ter em mente que é quase impossível não os cometer quando não se tem muito conhecimento sobre como cumprir com todas as atividades e obrigações, afetando o crescimento da empresa. Por isso, nada melhor do que contar com a ajuda de especialistas e ter uma boa tecnologia como aliada para colaborar com a administração das rotinas contábeis.
Quer garantir o cumprimento eficiente das obrigações contábeis da sua empresa? Então, entre em contato com a gente e usufrua de todos os benefícios que os nossos serviços podem proporcionar!
