Todo negócio é um sistema de tarefas interdependente, criado para gerar resultados de valor para a sociedade. Um supermercado não é diferente. Através das vendas, os colaboradores são pagos, os clientes adquirem produtos e as lojas tornam-se mais valorizadas aumentando o faturamento. Nesse contexto, a automatização de processos de negócios cumpre papel central na definição de metas e decisões corporativas.
Veja agora, neste post, 8 vantagens relacionadas à automatização de processos financeiros.
1. Controle detalhado dos ciclos econômico, financeiro e operacional
Evitar o endividamento excessivo, bem como gerar reservas de capital, são objetivos presentes nas empresas bem estruturadas. Facilitado pela otimização de processos, o acompanhamento desses ciclos constitui alicerce fundamental da gestão financeira empresarial.
O giro de estoque, relacionado ao ciclo econômico, é a quantidade de tempo da compra até a venda da mercadoria. Quanto mais o item permanecer parado no estoque mais lento será o giro. Isso reflete na redução do dinheiro em caixa, aumentando a chance da empresa precisar recorrer a outros recursos para financiar suas atividades.
O ciclo financeiro é o período necessário para a empresa receber dos clientes e pagar os fornecedores. Quanto maior for o prazo de pagamento e menor o de recebimento, mais favorável será para estabelecer o equilíbrio.
O ciclo operacional é o período médio entre a data de compra da mercadoria até o dia do recebimento do valor pago por ela. Quanto menor for esse ciclo, menor a chance da empresa ter de recorrer ao capital de giro para liquidar suas obrigações financeiras.
2. Acesso a informações relevantes em tempo hábil
Acompanhar, dia a dia, o resultado através de recursos visuais, como gráficos e painéis otimiza a gestão do negócio. Imagine só a praticidade em visualizar informações sobre faturamento, estoques e fluxo de caixa, todos em um único painel?
Favorece o alcance das metas, pois permite antecipar a tomada de decisões com base em modelos de projeção de cenários. Recurso praticamente impossível de ser implantado sem a automatização de processos.
3. Precisão no controle de estoques de mercadorias
Controlar mercadorias por unidades ou lotes, via código de barras, permite saber exatamente quando realizar novas encomendas aos fornecedores, reduzindo custos desnecessários de armazenamento.
Saber, detalhadamente, as datas de vencimento e os níveis de estoque é informação estratégica. Permite embasar campanhas promocionais convertendo perdas inesperadas em vendas realizadas.
Conhecer, a fundo, os hábitos dos clientes e realizar a reposição do estoque com base em correlações evita a ruptura de estoques. Exemplo: após uma análise de dados, os gestores observam que 73% dos clientes que compram pães, adquirem também, no mesmo ato de compra, queijo mussarela.
4. Diminuição da impressão em papel e fim da burocracia
Ambientes virtuais oferecem melhores condições para armazenar e acessar documentos. Supermercados que vendem pela internet podem realizar o envio da nota fiscal através do e-mail, reduzindo os custos com a emissão do documento.
5. Redução dos gargalos de produção e aumento da satisfação do cliente
Colaboradores, anteriormente alocados nas tarefas de preenchimento de planilhas e realização de cálculos, agora estarão disponíveis para atenderem outras atividades. Alocar mão de obra em ações estratégicas focadas no atendimento, como fidelização de clientes, pode fazer toda a diferença na competição com os concorrentes.
Um dos gargalos de produção mais facilmente observado em supermercados são as longas filas nos caixas. Realocar colaboradores nessas funções, reduzindo o tempo de atendimento, impactará positivamente na satisfação do cliente.
6. Redução de erros e prevenção de perdas
Quando os processos da empresa estão integrados a um sistema informatizado, o número de erros diminui. A praticidade em visualizar e preencher campos permite realizar correções facilmente. Se um colaborador cadastrar milhares de produtos por um preço de venda equivocado, com somente alguns cliques, é possível realizar a correção.
Empresas com sistemas integrados facilitam a implantação de metodologias de auditoria interna, facilitando o estudo de perdas e inconsistências.
7. Elaboração de indicadores de performance com a automatização de processos financeiros
Indicadores de desempenho auxiliam os gestores a identificar se o planejamento estratégico da empresa está sendo cumprido. De acordo com o Sebrae, empresas do varejo devem construir um sistema de indicadores de fácil entendimento.
O processo de criação precisa estar pautado pela forma como fazem as maiores empresas do ramo. Dessa maneira, estará estruturado com base nos melhores resultados do mercado.
No varejo alimentar, a Associação Brasileira de Supermercados (ABRAS) determina alguns indicadores referência para o segmento e divulga pesquisas constantemente atualizadas.
Há também indicadores de desempenho para avaliar outros departamentos além do Financeiro, tais como Recursos Humanos, Marketing e Operacional. Longe de esgotar esse tema, trabalhar pautado por esses mecanismos parece conduzir a empresa para um patamar superior de produtividade.
8. Apuração gerencial de tributos
Ao acompanhar, em tempo real, a contabilização dos produtos adquiridos e vendidos, o gestor poderá estimar a compensação de tributos, mesmo antes do fim do exercício fiscal. Veja um exemplo na apuração de ICMS:
- um supermercado adquire, por R$ 1000, um lote de mercadorias para revenda com uma alíquota 20%;
- no momento da aquisição das mercadorias haverá crédito de R$ 200 (1000*0,2) na conta “ICMS a Recuperar”;
- depois, quando o supermercado finaliza a revenda desse lote por R$ 1500 com alíquota de R$ 20%;
- ocorre débito de R$ 300 (1500*0,2) na conta “ICMS a recolher”.
No momento do acerto contábil o valor a ser recolhido será a diferença entre essas duas contas. Portanto, o valor da obrigação a ser paga ao fisco será de somente R$ 100.
Sabemos que as vendas em supermercados são variadas e, por isso, obedecem a padrões mais complexos do que o exemplo acima. Justamente por conta disso, a automatização de processos cumpre papel essencial na apuração detalhada de tributos.
Conhecendo todas essas vantagens, você já pode iniciar a implantação de uma delas em sua empresa agora mesmo. Como viu, há iniciativas que requerem somente uma mudança na forma de enxergar o negócio. Pense no futuro e inove imediatamente!
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