A produtividade nas pequenas empresas é algo buscado a todo o momento por gestores e proprietários desses tipos de negócios. Afinal, qual é o empreendedor que não quer ver o empreendimento atuando com o máximo de sua capacidade, gerando resultados e crescendo solidamente no mercado em que está inserido?
Apesar de ser um desejo muito grande e uma busca constante, muitos têm uma enorme dificuldade em encontrar meios de aumentar a produtividade de seus negócios. Na tentativa de sucesso, acabam adotando práticas que podem prejudicar mais que ajudar.
Neste artigo, mostraremos o que você deve fazer para conquistar um altíssimo nível de produtividade mantendo a mesma estrutura que possui atualmente. Acompanhe!
Planejamento de processos
Muitos empresários imaginam que, para aumentar a produtividade nas pequenas empresas, é necessário investir em grandes equipamentos, exigir mais dos funcionários e, até mesmo, contratar mais pessoas para desenvolver as tarefas com mais agilidade. Entretanto, essas atitudes podem não gerar os resultados esperados.
Uma das principais formas de garantir um aumento na produtividade de um negócio é realizando uma gestão e planejamento estratégicos. Com essas metodologias, é possível modificar toda a estrutura organizacional de uma empresa, fazendo com que o aparato de equipamentos e pessoal trabalhe de forma otimizada — consequentemente, aumentando a produtividade.
Nesse sentido, uma das primeiras medidas que precisa ser adotada é o planejamento de processos. Muitos problemas de produtividade ocorrem pelo simples fato de a empresa adotar procedimentos que travam toda a execução de tarefas. Muitos deles são processos arcaicos que, na realidade, nem precisariam ser executados.
Sendo assim, o primeiro passo é rever todos os processos do seu negócio, verificar os que podem ser alterados e fazer um novo planejamento, visando sempre execução do mínimo de tarefas possível para o máximo de resultados.
Automatização de processos
Ao verificar a possibilidade de modificar processos em sua empresa, será necessário investir em automação. O ideal é que procedimentos como emissão de notas fiscais, geração de boletos bancários e gestão de estoque sejam feitos de forma automática, garantindo que você utilize o mínimo de intervenção humana.
Isso não significa que você substituirá o trabalho de um empregado, mas possibilitará que ele tenha mais tempo livre para desenvolver outras atividades que podem contribuir ainda mais para o aumento na produtividade do seu empreendimento.
Implementação de tecnologias
Não há como se discutir a automatização de processos sem mencionar a tecnologia. Afinal, ela será essencial para que isso possa ocorrer. Atualmente, os empresários têm à disposição uma gama de opções de softwares de gestão e administração.
Alguns deles são totalmente integrados, gerando ainda mais rapidez e praticidade na execução de processos. Por exemplo, ao receber uma mercadoria na empresa, o funcionário lança a nota fiscal e, automaticamente, o estoque é movimentado e o departamento financeiro recebe a informação de que tem uma nova conta para pagar.
Tudo isso é feito de forma automática e integrada. Com o efeito, além de ter mais assertividade nos processos, eles serão mais ágeis e práticos de serem executados, evitando digitações e re-trabalhos manuais.
Formação e reconhecimento da equipe
Como mencionamos, não há como substituir todo o trabalho das pessoas por máquinas. De fato, isso pode ser uma expectativa na mente de algumas pessoas que acreditam muito na tecnologia. Entretanto, mesmo em países extremamente desenvolvidos, ainda existe a necessidade de intervenção humana em diversos processos.
Se nesses locais a realidade é esta, imagine em nosso país, onde as tecnologias demoram mais tempo para chegar. Nesse sentido, ainda hoje e daqui a alguns anos, será necessário investir em capacitação e treinamentos para a sua equipe com o intuito de orientá-la sobre as melhores formas de executar o seu trabalho, visando sempre a produtividade.
Além disso, é importante reconhecer o trabalho dos seus colaboradores e, se possível, premiar aqueles que se destacarem. Isso gerará neles uma sensação de gratidão que contribuirá para que eles se dediquem ainda mais ao trabalho, aumentando, consequentemente, a sua produtividade.
Utilização de dados gerenciais
Outro ponto importante na gestão e no planejamento estratégicos que impacta a produtividade de um empreendimento é a utilização de dados gerenciais. Eles, geralmente, são gerados pelo próprio sistema de gestão integrada e são essenciais para que um gestor possa tomar decisões sobre o negócio que impactarão diretamente os processos e, indiretamente, a produtividade da empresa.
Por isso, jamais negligencie o poder dos dados gerenciais do seu negócio. Em um primeiro momento, eles podem parecer apenas um emaranhado de números, mas, com a análise correta, podem se transformar em informações valiosas.
Tenha uma estrutura física adequada
Por fim, é importante que você tenha uma estrutura física adequada em seu negócio. Não há nada mais fatal em termos de produtividade do que a utilização de ferramentas, acessórios e estruturas arcaicas, com defeito ou inadequadas a operação da empresa.
É preciso investir em luminosidade, ventilação, higiene e demais elementos de estrutura física. Isso contribuirá para que os seus empregados tenham toda a tranquilidade necessária para desenvolver suas tarefas sem desconfortos. Pessoas que trabalham em ambientes abafados, bagunçados e escuros tendem a ser bem menos produtivas.
Além disso, você também deve pensar na ergonomia das pessoas que atuarão em sua empresa, oferecendo móveis adequados para que elas não se cansem após um dia de trabalho e possam retornar para casa tranquilas para descansarem e, no dia seguinte, retornarem a seus postos de trabalho.
Uma boa estrutura física também precisa de organização. Os locais onde são guardados materiais de expediente, produtos, ferramentas ou matérias primas precisam estar sempre acessíveis, de modo que um colaborador possa retirar o item de que necessita para fazer seu trabalho de forma rápida e não prejudique a sua produtividade.
Ao adotar cada uma dessas dicas para aumentar a produtividade nas pequenas empresas, você poderá obter todos os benefícios que são percebidos com esse processo, tais como: melhora no faturamento, aumento na lucratividade e expansão segura e sólida do seu negócio.
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