Pagar o FGTS é apenas uma entre várias obrigações trabalhistas que as empresas precisam cumprir com seus colaboradores. Isso gera bastante trabalho, especialmente para a área de recursos humanos, bem como custos operacionais. Mas esse processo se tornará bem mais eficiente, a partir de janeiro de 2024, com o lançamento oficial do FGTS Digital.
O FGTS Digital foi anunciado em agosto de 2023, com uma plataforma de testes liberada no mesmo mês para as empresas, com algumas funções. Os testes acabam em novembro, para que a plataforma seja finalizada, a tempo de seu lançamento definitivo. Isso deve acontecer no primeiro dia útil de 2024, já no início de janeiro. Portanto, você também tem tempo de se preparar para a implementação desse novo sistema.
Sobre isso, é interessante explicar que o FGTS Digital é mais que uma versão eletrônica das guias de recolhimento do FGTS. Ele substitui e simplifica vários processos burocráticos feitos pelo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), utilizando as informações do eSocial como base de dados. Porém, além disso, o novo sistema permite um maior controle por parte do empregado — que consegue ter certeza de que seus benefícios foram pagos corretamente.
Para entender tudo que muda com a implementação do FGTS Digital, como acessar o novo sistema, como ele funciona e outros detalhes importantes, continue a leitura.
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Afinal, o que é o FGTS Digital?
Mais do que uma versão eletrônica do sistema atual, o FGTS Digital é uma nova maneira de arrecadar esse benefício, com uma gestão integrada de todo o processo por uma plataforma web. Para isso, o FGTS Digital trabalha com base nas informações preenchidas no eSocial — o que diminui as chances de erros humanos ou fraudes trabalhistas, nesse processo.
Com isso, além de se tornar mais transparente, o processo se tornará mais simples e rápido para as empresas. De acordo com o Ministério do Trabalho, o atual sistema do FGTS faz com que o empregador gaste cerca de 34 horas por mês preenchendo guias. Com o FGTS Digital (e sua integração com o eSocial), acredita-se que esse tempo será reduzido para 25 horas.
O eSocial, lançado há cerca de 10 anos, simplificou bastante os processos de escrituração das obrigações fiscais e trabalhistas, de maneira geral. Ao que tudo indica, a ideia do FGTS Digital é trazer uma revolução semelhante para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.
Quando o FGTS Digital começa a valer?
Via de regra, o FGTS Digital começa a valer bem na virada do ano, a partir de 1º de janeiro de 2024 — mas para as competências a partir de 1º de janeiro de 2024. Qualquer fato gerador de 2023 continuará sendo processado pelo sistema antigo, o SEFIP, mesmo que você o faça depois da virada do ano, ainda em 2024.
Na prática, pode ser que os dois sistemas convivam por algum tempo, no início de 2024, até que todas as pendências trabalhistas de 2023 sejam resolvidas.
Então, se um colaborador foi demitido sem justa causa em 29 de dezembro de 2023, o FGTS ainda será recolhido pelo sistema antigo. Mas se a demissão acontecer na volta do ano-novo, em 02 de janeiro, tudo será feito pelo sistema novo (FGTS Digital).
Da mesma maneira, o recolhimento do FGTS da competência de dezembro de 2023 deverá ser feito pelo sistema antigo — mesmo que você o faça na semana dia 02, uma vez que essa guia vence no dia 07 de janeiro. O FGTS Digital só vale para a competência de janeiro de 2024, que deverá ser recolhida em fevereiro.
O mesmo acontece com eventuais pagamentos de diferenças ou retificações: você deve usar o mesmo sistema do recolhimento, mesmo que esteja em 2024. Por exemplo: se houver uma diferença no FGTS de outubro de 2023, ela deve ser paga pelo SEFIP, mesmo que você faça o pagamento de janeiro de 2024. Afinal, essa diferença é de uma competência de 2023.
Em resumo, se você estiver em dúvida entre usar o SEFIP ou o FGTS Digital, observe a data do fato gerador. Se for até dezembro de 2023, use o sistema antigo. As competências a partir de janeiro de 2024 serão processadas pelo FGTS Digital.
Como funciona o FGTS Digital e como acessar?
Como explicamos, os valores do FGTS dos colaboradores já serão calculados com base nos dados informados via eSocial — sistema em que os débitos são individualizados desde sua origem. Assim, os dados serão mais confiáveis, seguros e fáceis de acompanhar, tanto pelo empregador, quanto pelo colaborador.
Além disso, o novo sistema funcionará em uma interface web, disponível através do atalho www.gov.br/fgtsdigital. De acordo com o Ministério do Trabalho, ela fará com que a emissão das guias seja muito mais rápida e prática, assim como quaisquer estornos, restituições, compensações e parcelamentos. Afinal, tudo será 100% digital.
O novo sistema também permitirá fazer o recolhimento de vários tipos de débito e várias competências em um único documento. Com isso, a ideia é reduzir os custos operacionais e o tempo necessário para as operações. E o pagamento será realizado via PIX, o que adiciona ainda mais agilidade e confiabilidade ao processo.
Como acessar o FGTS Digital?
O novo sistema ficará disponível na internet e o acesso será feito pelo login gov.br, que pode ser feito com um CPF ou via certificado digital.
No caso de empregadores pessoa jurídica (CNPJ), a pessoa física que tem o certificado digital da empresa deve estar cadastrada na conta gov.br e seu CPF deverá ser vinculado ao CNPJ da empresa para que o acesso ao FGTS Digital seja concedido.
Caso sua folha de pagamento seja feita por um escritório de contabilidade, você só precisa do SPE (Sistema de Procuração Eletrônica). Mas vale lembrar que esse sistema também exige o certificado digital.
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O que muda com o FGTS Digital?
A principal mudança proporcionada pelo FGTS Digital é a integração com o eSocial, que traz consigo maior transparência, facilidade e segurança, entre outros benefícios. Além disso, o novo sistema web, acessado com a conta gov.br, será mais fácil de usar. Mas essas não são as únicas mudanças: nós apresentamos mais três diferenças do FGTS Digital, a seguir.
1. Tudo pelo CPF
A Caixa Econômica Federal continua como agente operador do FGTS e todas as informações referentes à conta do trabalhador continuam sendo administradas por ela. Então, o sistema do FGTS Digital irá transmitir os dados do eSocial para a CEF, que poderá gerar as guias para recolhimento. Contudo, a identificação dos trabalhadores será feita pelo CPF.
Isso significa que não será mais necessário gerar (ou utilizar) o PIS dos trabalhadores. Aliás, a Caixa fará a unificação das atuais contas com os CPFs de seus donos.
2. Pagamento via PIX
Com o lançamento do FGTS Digital, o pagamento dos valores será exclusivamente via PIX, de modo que as guias não terão mais código de barras — mas sim QR Codes e códigos PIX Copia e Cola. Então, será muito mais prático fazer o pagamento das guias.
Além disso, o Ministério do Trabalho argumenta que isso traz mais segurança, já que se torna mais difícil pagar guias vencidas, fazer pagamentos em duplicidade ou alterar qualquer valor indevidamente. E considerando que o PIX é instantâneo, o colaborador pode acompanhar (e fiscalizar) se o seu FGTS foi pago corretamente com mais facilidade.
3. Novos prazos de vencimento
Hoje, o recolhimento do FGTS pode ser feito até o sétimo dia do mês seguinte à competência. Mas o FGTS Digital ampliará esse prazo de vencimento — que irá até o vigésimo dia. Ou seja, a competência de janeiro de 2024 terá guias com vencimento até 20 de fevereiro de 2024.
Conclusão: as mudanças do FGTS Digital
Para concluir, precisamos observar que o FGTS Digital realmente parece ser muito superior ao sistema atual, adicionando camadas extras de segurança e praticidade ao processo. Essa vinculação dos dados ao eSocial (e ao CPF), assim como o pagamento via PIX, tornam o FGTS muito mais simples e confiável, para os empregadores e empregados.
Contudo, isso não diminui a importância da contabilidade no cumprimento das obrigações trabalhistas. Afinal, os contadores têm conhecimento aprofundado e muita prática para lidar com todos os detalhes que envolvem não só o FGTS, mas também as folhas de pagamento, o INSS (Instituto Nacional de Seguro Social), IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), cálculo de horas-extras, férias, 13º salário, benefícios e outras questões. Isso tudo continua sendo obrigação das empresas — e trabalho da contabilidade — mesmo com a mudança para o FGTS Digital. Então, se você tem uma empresa e quer manter suas obrigações trabalhistas em dia, conte com a Fazenda Contabilidade. Nós temos quase cinco décadas de experiência nesse tipo de trabalho, entre vários outros serviços de contabilidade e gestão empresarial. Clique aqui para falar com um especialista da Fazenda Contabilidade.
