A folha de pagamento é um documento obrigatório para qualquer empresa, independente de seu porte, segmento ou tempo no mercado. Ela deve ser preparada mensalmente para efeito de fiscalização trabalhista e previdenciária, e precisa conter toda remuneração paga, devida ou creditada a todos os funcionários durante aquele mês.
Assim como nos demais processos fiscais da sua empresa, é importante manter as informações da folha de pagamento sempre em ordem e atualizadas. Não existe um modelo oficial deste documento, e, por isso, cada empresa pode adotar os critérios que julgar mais pertinentes. As principais divisões da folha de pagamento, entretanto, são as mesmas para qualquer organização brasileira. Saiba quais são elas:
DIVISÕES DA FOLHA DE PAGAMENTO
- PROVENTOS
O termo “proventos” se refere aos lucros da empresa que são compartilhados com toda a equipe de funcionários. Nesta primeira divisão da folha de pagamentos, deve-se incluir dados como salários, benefícios e valores referentes a horas extras.
- DESCONTOS
Nesta parte da folha, deve-se inserir descontos legais como INSS e IRRF, e também aqueles ocasionados pelos próprios colaboradores, como descontos provenientes de faltas e atrasos.
- BASES
Esta divisão se refere aos valores sobre os quais serão aplicadas as alíquotas, a fim de calcular o tributo que deverá ser pago. É importante manter estes dados sempre em ordem, já que nem todos serão contabilizados.
COMO FAZER A FOLHA DE PAGAMENTO DA SUA EMPRESA
Fazer a folha de pagamento corretamente é um passo muito importante para manter sua empresa organizada e em direção ao sucesso. Fique atento às informações que são obrigatórias neste documento:
- Nome e cargo dos funcionários
- Valor do salário
- Frequência
- Forma e data de pagamento
- Nome das funcionárias que estão recebendo salário-maternidade, quando houver
- Parcelas integrantes ou não do salário
- Descontos legais
- Quotas do salário-família de cada colaborador
O primeiro passo na folha de pagamento é inserir todos os proventos além dos salários. Assim, os valores citados correspondem ao seguinte:
- Indenização de aviso prévio e férias
- Pagamento de abonos de salário-maternidade e salário-família
- Quitação do décimo terceiro salário
Tendo registrado os itens acima, é hora de incluir adiantamentos de salário e de encargos e impostos. Depois disso, entra o que pode-se conter na demonstração do INSS, como décimo terceiro salário e valores sobre a remuneração.
Colocar os assuntos da sua empresa em ordem pode parecer difícil no começo, mas vai se tornando mais fácil quando você adquire o hábito de manter seus documentos sempre em dia. Você pode começar se organizando manualmente e depois procurar uma assessoria de contabilidade com profissionais voltados especialmente para isso.
Aqui na Fazenda Contabilidade, temos todas as ferramentas para ajudar você a atualizar e organizar as folhas de pagamento da sua empresa. Tem interesse? Entre em contato com a gente!
