O mapeamento de processos funciona como um guia para orientar decisões. Sua elaboração demanda esforço coletivo, bastante trabalho em equipe e uma boa dose de paciência.
Não por acaso, é uma ferramenta de gestão ainda incompreendida por parte dos varejistas. Sempre muito ocupados para acompanhar tarefas que não geram retorno ou consequências imediatas, acabam por deixar de lado assuntos de longo prazo. Afinal, mapear um processo significa olhar para a frente. É entender o que se faz hoje para que, no futuro, as pessoas sejam mais produtivas e, portanto, os lucros aumentem.
A boa notícia é que, por mais trabalhoso que seja, é perfeitamente possível executar e obter resultados práticos com a sua implementação. Veja na sequência como fazer e de que forma processos bem mapeados contribuem para que seu negócio mantenha-se em constante avanço.
Vantagens competitivas do mapeamento de processos
Um processo nada mais é do que um fluxo que se repete com o tempo. Tal como uma máquina, que funciona em ciclos, um processo tem um início, meio e fim. Logo, uma máquina começa a operar quando o botão de ligar é acionado.
Ele se desenrola enquanto seus componentes estão em funcionamento e termina quando cumpre seu objetivo, em um ciclo que gera a demanda por manutenção. Afinal, toda peça se desgasta ou pode apresentar mau funcionamento em função de diversos fatores.
Com processos acontece mais ou menos o mesmo. A diferença, nesse caso, fica por conta do fator humano, afinal, é uma tendência natural um certo apego ao que já se conhece. Máquinas não reclamam quando um novo óleo lubrificante passa a ser usado, já pessoas precisam ser convencidas do valor de uma novidade.
É nesse aspecto que o mapeamento de processos se revela vantajoso. Ele mostra de forma gráfica o que sua empresa faz, para que possíveis falhas ou peças soltas funcionem melhor.
Além disso, serve como uma representação visual de ações, certas ou erradas, que acabam passando despercebidas na correria diária. Esse é um risco sempre presente em setores como o de supermercados, que lidam com a complexidade da cadeia de suprimentos.
Estoque, pessoas, merchandising, PdV e tantos outros setores são alguns dos elementos que exigem gestão atenta aos processos. Considere ainda que, para cada um deles, existe um processo distinto e que por isso deve ser constantemente submetido à “manutenção”.
Importância para a expansão de empresas
No entanto, mapear processos é muito mais do que uma ferramenta de controle, como vimos no primeiro tópico. A prática serve, de forma ampla, como ponto de apoio para tomadas de decisão que envolvam o futuro de sua empresa. Isso significa, em outras palavras, que é partir do mapeamento que você definirá ações como cortes de gastos ou novos investimentos.
Veremos mais à frente, em um exemplo prático, de que forma um processo mapeado ajuda a identificar gargalos de produção. Contudo, toda prática deve ser precedida de uma base teórica sólida, concorda? Por isso, é fundamental entender que, sem processos eficazes, é impossível crescer.
Além disso, é muito comum que perdas no faturamento não tenham suas razões imediatamente identificadas. Quem está envolvido no erro, normalmente, não tem consciência de onde está falhando.
Assim sendo, mapear processos é útil como forma de análise crítica do que realmente funciona e do que deve ser substituído. Essa avaliação, por sua vez, é indispensável quando se projeta uma expansão, já que novas frentes de negócio pedem novas abordagens e processos.
Utilidade do mapeamento de processos na gestão de supermercados
Segundo a ABRAS, a Associação Brasileira de Supermercados, até 2017, o Brasil contava com 89.300 estabelecimentos em atividade. Na mesma pesquisa, foi apurado que, das 20 empresas que mais vendiam em 2016, metade mudou de posição no ranking em 2017.
São números que evidenciam o gigantismo de um setor em que a competitividade é elevadíssima e a propensão ao erro é muito alta. Isso porque, como vimos, supermercadistas operam em múltiplas frentes, cada uma com processos distintos.
Essa é uma excelente razão para implementar o mapeamento de processos, no sentido de identificar se os papéis de cada um na cadeia produtiva estão sendo cumpridos. A partir disso, pode-se perceber o que está emperrado e tomar medidas corretivas adequadas.
Outro ponto importante é que, ao mapear processos, a visão sobre o negócio muda. Você não permanece mais focado no que deveria ser, mas ganha clarividência sobre o que de fato acontece. Pode não parecer, mas essa mudança de perspectiva provoca uma grande diferença, já que induz ao ajuste daquilo que não funciona.
Exemplo de um processo mapeado
Não por acaso, ao elaborar um mapa de um processo, costuma-se dizer que é feita uma modelagem. Isso implica, por outro lado, observar normas e orientações da entidade internacional que regula a matéria, a BPMN (Business Process Model and Notation). Assim, os modelos criados a partir dos seus processos serão mais facilmente interpretados, caso contrário, corre-se o risco de criar um mapa ilegível.
Além do que a BPMN orienta a fazer, você também pode recorrer a ferramentas digitais para ter seus processos mapeados. Algumas delas são:
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BPMN.io;
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Heflo;
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Draw.io;
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Bizagi Modeler;
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Yaoqiang BPMN Editor.
E para facilitar ainda mais a compreensão do que é um processo mapeado, veja abaixo um exemplo de um processo de compras.
https://www.setting.com.br/wp-content/uploads/2018/11/exemplos-de-mapeamento-processos-despesa.png (substituir reembolso por compras)
Mas se você preferir fazer do seu jeito, tudo bem. Um processo pode ser diagramado a partir das seguintes ações:
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identificação do problema ou do objetivo;
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análise de atividades envolvidas;
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definição dos limites em cada fase do processo (início, meio e fim);
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listagem de etapas intermediárias ou complementares;
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ordenamento das ações;
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atribuição de símbolos (círculos representam entradas, retângulos saídas, etc.);
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revisão do fluxograma com as pessoas envolvidas;
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acompanhamento, avaliação e ajustes contínuos.
Como você viu, o trabalho não termina a partir da conclusão do mapeamento de processos. Essa é uma ferramenta que serve ao propósito de melhoria contínua, portanto, o ideal é que você recorra a ela periodicamente. Afinal, o motor de sua máquina pede manutenção para continuar funcionando bem, certo?
Quer conhecer uma outra solução ainda mais prática? Veja agora 5 passos simples para fazer o mapeamento de processos!
